Особенности электронного документооборота

Особенности электронного документооборота
Information sharing concept illustration.

Компьютерные технологии уже давно внедрились во все возможные отрасли деятельности предприятий, но вопреки этому большое количество компаний придерживается более традиционной формы документооборота — бумажного. Несмотря на это процесс перехода на электронный оборот документов происходит весьма стремительно, и это благодаря явным преимуществам.

Достаточно рассмотреть количество поступивших и созданных документов для нахождения оптимальной формы делопроизводства организации. Также автоматизация документооборота становится просто необходимой мерой, если предприятие имеет сложную структуру со множеством подразделений. Более детально информацию о секретах эффективного внедрения системы электронного документооборота рассказывает Илья Померанец Тюмень, директор центра «Русская Компания».

Электронный документооборот — это совокупность процессов, связанных с документами, таких как:

  • отправка;
  • получение;
  • создание;
  • архивация;
  • реализация;
  • утверждение;
  • исполнение;
  • удаление.

Использование электронного документооборота заключается в создании документов, их электронной подписью и обработке при помощи мобильных устройств и компьютеров. Осуществить внедрение этой технологии возможно как на огромных предприятиях со сложной устройством, так и в маленьких компаниях.

Преимущества электронного документооборота

  1. Обеспечение контроля над всеми документами и увеличение числа выполненных задач, за счёт отслеживания всех активностей компании и процессом выполнения данных сотрудникам поручений.
  2. Оптимизация работы с документацией, благодаря автоматизации создания отчётов и сводок, а также меньшему количеству затраченного времени на создание, поиск и рассылку.
  3. Повышение уровня защищённости данных. Этому способствует система назначенных администрацией уровням доступа к определённым документам, а также правам по просмотру, созданию и редактированию
  4. Ускорение подготовки новых сотрудников, так как в отличие от бумажного документооборота, не нужно индивидуально обучать каждого работника.

Недостатки электронного документооборота

Электронный документооборот имеет и ряд недостатков. Первым на ум приходят сбои в системе и вредоносные программы, которые могут нарушить работу. Чтобы предостеречь себя от подобного, следует позаботиться о резервировании файлов.

Немаловажным фактором является и то, что придётся произвести затраты на внедрение технологии и переобучение персонала. Тем не менее потраченные средства, силы и время быстро окупятся, благодаря многочисленным преимуществам.

Не стоит забывать и о том, что электронная форма оборота документов невозможна с теми, кого нет в информационном пространстве компании. Это говорит о том, что даже при переходе, всё равно нужно будет поддерживать и бумажный документооборот.