Компьютерные технологии уже давно внедрились во все возможные отрасли деятельности предприятий, но вопреки этому большое количество компаний придерживается более традиционной формы документооборота — бумажного. Несмотря на это процесс перехода на электронный оборот документов происходит весьма стремительно, и это благодаря явным преимуществам.
Достаточно рассмотреть количество поступивших и созданных документов для нахождения оптимальной формы делопроизводства организации. Также автоматизация документооборота становится просто необходимой мерой, если предприятие имеет сложную структуру со множеством подразделений. Более детально информацию о секретах эффективного внедрения системы электронного документооборота рассказывает Илья Померанец Тюмень, директор центра «Русская Компания».
Электронный документооборот — это совокупность процессов, связанных с документами, таких как:
- отправка;
- получение;
- создание;
- архивация;
- реализация;
- утверждение;
- исполнение;
- удаление.
Использование электронного документооборота заключается в создании документов, их электронной подписью и обработке при помощи мобильных устройств и компьютеров. Осуществить внедрение этой технологии возможно как на огромных предприятиях со сложной устройством, так и в маленьких компаниях.
Преимущества электронного документооборота
- Обеспечение контроля над всеми документами и увеличение числа выполненных задач, за счёт отслеживания всех активностей компании и процессом выполнения данных сотрудникам поручений.
- Оптимизация работы с документацией, благодаря автоматизации создания отчётов и сводок, а также меньшему количеству затраченного времени на создание, поиск и рассылку.
- Повышение уровня защищённости данных. Этому способствует система назначенных администрацией уровням доступа к определённым документам, а также правам по просмотру, созданию и редактированию
- Ускорение подготовки новых сотрудников, так как в отличие от бумажного документооборота, не нужно индивидуально обучать каждого работника.
Недостатки электронного документооборота
Электронный документооборот имеет и ряд недостатков. Первым на ум приходят сбои в системе и вредоносные программы, которые могут нарушить работу. Чтобы предостеречь себя от подобного, следует позаботиться о резервировании файлов.
Немаловажным фактором является и то, что придётся произвести затраты на внедрение технологии и переобучение персонала. Тем не менее потраченные средства, силы и время быстро окупятся, благодаря многочисленным преимуществам.
Не стоит забывать и о том, что электронная форма оборота документов невозможна с теми, кого нет в информационном пространстве компании. Это говорит о том, что даже при переходе, всё равно нужно будет поддерживать и бумажный документооборот.